Sabia Virtud de Aprovechar el Tiempo

Sabia Virtud de Aprovechar el Tiempo

Por: Ing. Guillermo Gutiérrez Díaz

Director General de Consultoría en Excelencia Organizacional

“Sabia virtud de conocer el tiempo…” así empieza el soneto de Renato Leduc.

En estos tiempos de crisis y retos que estamos viviendo se vuelve más importante que nunca no sólo conocer el tiempo, sino aprovecharlo. ¿Cuántas veces hemos oído en el pasado decir por parte de nuestros líderes, colaboradores o subordinados la famosa frase de “No tengo tiempo”? Bueno, pues ahora el destino ha traído para nosotros ese hermoso regalo del que carecemos normalmente en tiempos “normales”, y como lo he mencionado en mi artículo anterior, la palabra CRISIS en japonés se compone de dos letras ideográficas llamadas “kanji”, que significan PELIGRO y OPORTUNIDAD.

Es por eso que en esta contingencia sanitaria que estamos viviendo, donde muchos de nosotros y nuestros colaboradores hemos tenido que resguardarnos en nuestros hogares y “trabajar desde casa”, quiero invitarlos a analizar qué actividades podríamos realizar “a la distancia” para precisamente aprovechar esa oportunidad que se nos presenta actualmente y que por “falta de tiempo” no hemos podido realizar anteriormente.

A continuación les presento algunas recomendaciones esperando sean de su utilidad:

1. Diseñar un Plan de Continuidad del Negocio y de Manejo de Crisis: Esto es algo que debimos tener mucho antes que nos enfrentáramos a esta situación, pero si no se cuenta con eso, ¡AHORA es el momento de hacerlo! Esta Pandemia no es la primera ni será la última, seguramente saliendo de esta nos enfrentaremos a otra en el futuro, o a un desastre natural (Temblores, Inundaciones, etc.). Contar con un “Plan de Continuidad del Negocio” (BCP) y un Plan de Manejo de Crisis es esencial para cualquier organización y se debe de tener de manera formal. Desgraciadamente hoy muchas organizaciones están enfrentando la crisis sin herramientas ni recursos para salir de ella.
2. Diseñar o Re-Diseñar nuestro Sistema de Comunicación: Este es otro aspecto FUNDAMENTAL para cualquier Organización y no sólo en momentos de crisis, ya que precisamente la falta o ineficiente comunicación que tengamos, nos afectará negativamente en el corto, mediano y largo plazo. Por el contrario, si aseguramos un adecuado y efectivo proceso de comunicación (interna y externa) estaremos preparados para sacar el mejor provecho de todos los colaboradores de nuestra organización. Existen varios Modelos y Herramientas de comunicación que han probado su efectividad, por lo que no es necesario “inventar el hilo negro”. Otra área de oportunidad en este tema que he visto como un gran problema en muchas organizaciones es la famosa “Juntitis”, ya sea por demasiadas Juntas formales e informales o por lo ineficiente de éstas. Creo que podemos tomar ventaja en este sentido analizando y rediseñando nuestros sistemas o procesos de juntas.
3. Revisión de nuestros Procesos de Planeación Estratégica: Algunas organizaciones cuentan con procesos formales anuales en este sentido, pero otras no. Una situación como esta que estamos viviendo no debe afectar nuestra planeación al largo plazo, pero sin duda debemos realizar los ajustes necesarios ocasionados por estas circunstancias. Es un buen momento para revisarla y complementar nuestras estrategias para asegurar el éxito del negocio. Lo que no es correcto es esperar a ver qué pasa, para luego utilizar la palabra “Coronavirus” como la excusa perfecta ante la falta de resultados. Podemos diseñar nuestro futuro, o simplemente esperar a ver a dónde nos lleva la crisis, la decisión está en las manos de cada organización.
4. Revisar nuestra Estrategia Laboral: Hoy estoy viendo con tristeza que muchas organizaciones no están pudiendo salir adelante de esta crisis de la mejor forma, precisamente debido a una falta o mala estrategia laboral ejercida en el pasado. Los empresarios están más preocupados por la parte financiera en el corto plazo y los empleados están muy preocupados por la posibilidad de perder sus empleos, o en el mejor de los casos, ver reducidos sus ingresos de manera significativa en las próximas semanas. Es decir, cada uno preocupado de lo “suyo”, y así, ninguna de las partes saldrá adelante sino por el contrario, se generará una situación “Ganar-Perder” en el corto plazo, y que seguramente derivará en una situación “Perder-Perder” en el mediano y largo plazo. Por el contrario, aquellas organizaciones que se han venido preocupando por fortalecer con estrategias laborales formales, sólidas y bien implementadas, están viendo ahora sus frutos. Están pudiendo lograr acuerdos en “conjunto” para salir adelante, los empresarios demuestran su compromiso con los empleados, y los empleados a su vez demuestran su compromiso hacia con la empresa, es decir, están logrando situaciones “Ganar-Ganar” y eso les da una tremenda ventaja competitiva en los momentos de crisis. Hoy es un buen momento para empezar (si no se había hecho antes) de diseñar e implementar un estrategia laboral adecuada, nunca es tarde.
5. Realizar un Análisis de Pérdidas: De acuerdo a la metodología japonesa de TPM (Mantenimiento Total Productivo), existen 16 Grandes Pérdidas que se clasifican en Perdidas que impiden la efectividad de los Equipos/Maquinarias (Planificadas y No Planificadas), Pérdidas que impiden la efectividad del Trabajo Humano y Pérdidas que impiden el uso efectivo de los Recursos de la Producción. Existen metodologías de Clase Mundial comprobadas que nos permiten conocer el estado de nuestras pérdidas para encontrar nuestras áreas de oportunidad y en base a esto saber que herramientas utilizar para su adecuada eliminación.
6. Realizar una Evaluación y Diagnóstico Organizacional: Uno de los grandes aprendizajes que he tenido en mi vida profesional es que “Todas las Organizaciones están perfectamente Diseñadas y Lideradas para lograr los Resultados que obtienen”, es decir, si queremos tener resultados de Excelencia es necesario evaluar primero nuestra Cultura Organizacional para posteriormente poder realizar el Re-diseño adecuado que nos permita crear la Organización que queremos. Para realizar esto, una de las herramientas más poderosas que conozco es la denominada “Modelo de Desempeño Organizacional”. Durante este tiempo, se pueden realizar Focus Groups “Virtuales” para analizar los componentes organizacionales desde las diferentes perspectivas de nuestros colaboradores.
7. Revisión y Actualización de nuestros Sistemas y Procesos: No necesitamos esperarnos a que nos avisen que tendremos una Auditoría para realizar esto, ahora que tenemos el tiempo es una excelente oportunidad de revisar si los sistemas y procesos que tenemos documentados son los adecuados y si están actualizados. Por ejemplo, ¿La descripción de puestos que actualmente tenemos refleja la realidad de lo que necesitamos?, ¿Nuestros planes y materiales de entrenamiento son los adecuados, correctos y reflejan las necesidades de “Capacidad técnica y humana” que se necesita?, ¿Cuántos de nuestros procesos administrativos son obsoletos, burocráticos e ineficientes?, ¿Los podemos simplificar y hacer más “amigables” al usuario?, ¿Tenemos actualizados nuestros procesos de operación y mantenimiento, y están siendo efectivos?, ¿Son adecuados, eficientes y fáciles de entender todos nuestros estándares de Seguridad, Calidad y Buenas Prácticas de Manufactura?, ¿Cómo estamos manejando nuestro sistema de inventarios, está siendo efectivo?, ¿Qué tal nuestros procesos de Planeación de la Producción?, ¿Y qué tal nuestros procedimientos de Compras?, y aquí nos podemos seguir con un sinfín de ejemplos que bien podrían tenernos ocupados hasta por un año, y es una de las áreas donde podemos involucrar a la mayoría de los colaboradores, ya que son ellos y precisamente ellos los que tienen el conocimiento y experiencia para hacerlo (know-how) lo importante es que cada organización defina cuales han sido los más críticos o que más problemas estén generando.
8. Diseñar e Implementar un Programa de Capacitación y Entrenamiento Enfocado durante la Contingencia: Hoy más que nunca contamos con diferentes herramientas tecnológicas a nuestra disposición, así como diferentes opciones con proveedores calificados. Que mejor oportunidad para guiar a nuestros colaboradores a desarrollar aún más sus capacidades o para aprender algo nuevo, solo es cuestión de formalizar un plan y guiarlos. No desaprovechemos ahora que sí “hay tiempo”.
9. Realizar un Estudio y Análisis de la Compensación Total: ¿Tenemos la certidumbre de que estamos pagando sueldos y prestaciones de forma correcta o estaremos pagando de menos o de más?, ¿Hace cuánto tiempo que no se realiza una “Evaluación Formal de Puestos”?, ¿Tenemos definidos nuestros “Puestos Tipo” para poder hacer una comparación adecuada con el Mercado de Sueldos y Prestaciones?, ¿Hace cuánto que no realizamos un “Estudio de Mercado” en nuestra región?
10. Campaña de Agradecimiento y Reconocimiento: Y por último, no olvidarse de uno de los sistemas organizacionales más importantes y más necesarios en estos momentos, el de Reconocimiento y Recompensas (No-monetarias). Diseña una campaña de agradecimiento a todos los colaboradores, proveedores, contratistas, clientes, consumidores, en general a todos aquellos que de alguna manera están haciendo posible, no solo hoy, sino de manera constante el hecho de que la organización exista. No cuesta nada decir “GRACIAS” y para quien lo recibe puede ser esa palabra de aliento que necesita tanto en las circunstancias que hoy estamos viviendo.

Quisiera comentarles que recordarles que en todas estas actividades es importante involucrar a todos los niveles de la organización, su participación enriquecerá aún más estos esfuerzos y los hará sentirse parte de la Organización y no simplemente un “número” más de los empleados.

Espero sinceramente que estas reflexiones personales puedan serles de utilidad en sus esfuerzos actuales dentro de sus Organizaciones o Empresas, no me resta más que agradecerles de todo corazón su confianza y en muchos de los casos, su amistad sincera. Es momento de estar Unidos, de apoyarnos y salir juntos adelante.

Sinceramente,

Guillermo