10 Pasos para dar el Salto Cuántico en tu Organización

10 PASOS PARA DAR EL SALTO CUÁNTICO EN TU ORGANIZACIÓN

Por: Ing. Guillermo Gutiérrez Díaz – Director General de Consultoría en Excelencia Organizacional

El mundo está cambiando de forma acelerada. El cambio climático, político, tecnológico, económico, social, y más recientemente el surgimiento de la pandemia por COVID-19, han puesto de cabeza al mundo y nos están haciendo replantear la forma en que vivimos, trabajamos y nos relacionamos con los demás, y lo mismo está pasando en nuestras organizaciones.

De acuerdo con Charles Darwin, “no es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la que responde mejor al cambio”. En este sentido, nuestras organizaciones no pueden seguir siendo administradas de la forma en que tradicionalmente venimos haciéndolo, no importa que tan exitosos o no hemos sido en el pasado, el cambio es necesario para asegurar la supervivencia en el futuro y más aún si lo que estamos buscando es alcanzar resultados de clase mundial o posicionarnos como líderes en el mercado.

Ante este reto, el tiempo se vuelve crucial. ¿Cómo puedo lograr la transformación de mi organización de forma acelerada? Para responder a esta interrogante me permito compartir con ustedes en este artículo mis reflexiones personales para lograr un “Salto Cuántico Organizacional” dejando abierta la puerta para que ustedes puedan contribuir también a enriquecerlo con sus comentarios y experiencias, que serán más que bienvenidas en este modelo que estoy construyendo para apoyar a las organizaciones en su camino hacia la Excelencia Organizacional.

De acuerdo con Wikipedia, la definición de salto cuántico según la física es “un cambio abrupto del estado físico de un sistema cuántico de forma prácticamente instantánea”.

10 Pasos para dar el Salto Cuántico Organizacional:

1. Autoconciencia (Self-Awareness):

Es importante reflexionar sobre el estado actual de nuestra organización: ¿Cuáles son realmente las necesidades y objetivos que debemos cumplir?, ¿Cuáles son nuestras principales fortalezas y debilidades organizacionales?, ¿Cuáles son nuestros principales retos? Estas son algunas de las preguntas que debemos hacernos, pero ¿Cómo puedo realizar una buena Evaluación y Diagnóstico Organizacional para saber dónde requiero rediseñar la forma en que estoy gestionando mi organización? En base a mi experiencia, el mejor modelo que he podido encontrar es el denominado “Diseño de Organizaciones para la Excelencia en el Desempeño” de David P. Hanna. Es un modelo que he venido utilizando desde hace más de 30 años y que ha mostrado su eficacia en muchas organizaciones a nivel mundial. Es por eso, que recomiendo ampliamente que antes de embarcarnos en este “salto cuántico” realicemos una verdadera Evaluación Organizacional a través de este modelo para asegurar un rediseño organizacional que soporte las necesidades actuales de la organización y las que vienen en el futuro.

2. Sentido de Urgencia:

Todo cambio requiere de un “sentido de urgencia” real por parte de quienes lideran una organización, requiere decisión y valentía. Muchas veces me he encontrado con organizaciones que reconocen la necesidad del cambio, pero sin embargo el problema principal radica en que no encuentran el tiempo para planear y diseñar el cambio, caen en la trampa mortal del “día a día” y dejan para después esta importante tarea. Es responsabilidad de quienes lideran, el delegar la gestión del día a día para dedicarse en cuerpo y alma a crear las bases para el cambio. Si en verdad queremos dar el “salto cuántico” se vuelve indispensable asumirlo como prioridad. Los pasos siguientes se vuelven inútiles sin este sentido de urgencia en la mente de los líderes. Es lo que John Kotter define como “un impulso por hacer las cosas bien, en el acto”.

3. Inspira el Cambio – Empieza con el “¿Por qué?”:

Para lograr el cambio, es necesario que la organización quiera y esté energizada para hacerlo. Para esto, los líderes deberán inspirar el cambio, ya que ningún cambio es efectivo cuando se hace por obligación.  La inspiración trae esperanza a las vidas de las personas e inculca la creencia de que los sueños se pueden convertir en realidad. Cuando inspiramos a alguien, estimulamos su mente y espíritu. Le motivamos a crecer y cumplir sus sueños. Le damos esperanza de un futuro mejor.

En su libro “Empieza por el ¿Por qué?”, Simon Sinek nos habla de la importancia de que los individuos y las organizaciones comiencen por encontrar su “Propósito”, es decir, el porqué de las cosas que hacen o quieren hacer. En las organizaciones es muy común ver un enfoque mucho más intenso en que la gente entienda el “Qué es lo que tienen que hacer” y en menor medida el “Cómo”, pero es muy difícil encontrar quienes dediquen el tiempo a explicar el “Porqué”, cuando en realidad y de acuerdo con lo planteado por Sinek, debería ser totalmente al revés. Es precisamente, cuando los individuos entienden el “Porqué”, que surge la inspiración para el cambio.

4. Divide el Trabajo en “Pequeños Saltos Cuánticos”:

Para ganar la “guerra” deberás ganar las “batallas”. Selecciona esas batallas a lo largo de tu organización, es decir, escoge diferentes “modelos piloto” para comenzar la implementación del cambio, por ejemplo, puedes escoger un comportamiento inseguro específico a eliminar, un modo de defecto crítico de calidad, la eliminación de paros menores en un equipo “cuello de botella”, un proyecto de ahorro significativo, un problema de servicio con tu cliente más importante y la queja más frecuente de tus empleados. Busca la participación de “líderes informales” que no son necesariamente los que ostentan los puestos formales en la organización, sino aquellas personas que tienen un interés genuino en el tema a mejorar y quienes gozan del reconocimiento de la gente que los rodea. Arma tus “batallones” y equípalos con el entrenamiento correspondiente y asegura los recursos que soporten sus “batallas”. Los aprendizajes de estos modelos pilotos servirán como base para su implementación posterior en toda la organización. En caso de contar con un Sindicato, recuerda que lo vas a necesitar como tu aliado estratégico desde el principio.

5. No inventes la “Rueda” o el “Hilo Negro”, ¡Copia!:

En base a mi experiencia, más del 90% de las soluciones a nuestros problemas ya existen. Entonces, ¿Qué nos impide buscarlas e implementarlas? Pareciera que las organizaciones no promueven ni recompensan la implementación de Sistemas y Soluciones existentes, sino por el contrario, “volvemos héroes a nuestros apaga fuegos” y a aquellos que invierten todo su tiempo y esfuerzo en “inventar la rueda o el hilo negro”. Desde nuestra época escolar nos enseñaron que copiar era malo (y sí lo es, pero en la escuela). Desde 1989, Bob Camp, inventor del benchmarking como técnica empresarial, le dio el significado definitivo como resultado de la comprensión de las mejores prácticas. En 1992, Michael J. Spendolini lo definió como: “El benchmarking es un proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se reconocen como representantes de las mejores prácticas, cuyo propósito es la mejora organizacional”.

Sin duda alguna, la práctica del “benchmarking” de Sistemas, Procesos, Procedimientos y Herramientas Operacionales y Organizacionales existentes nos ayudarán a asegurar el éxito y a ahorrar una gran cantidad de tiempo. ¡Encuéntralos y entrena a tus “batallones” según lo requieran! Estos son tan solo algunos ejemplos: TQM, TPM, TPS, WCM, Kaizen, 5 S’s, Lean Manufacturing, Six Sigma, JIT, ISO, NOM, Hoshin-Kanri, DMS, Análisis de Gaps, Solución de Problemas 8D’s, Las 7 Herramientas de la Calidad, HPO, OPM, Modelo de Equipos Altamente Efectivos, Liderazgo Servicial, etc.

6. Acompáñate, ¡No estás solo!:

Para lograr “Saltos Cuánticos” efectivos es indispensable contar con la ayuda de expertos en las áreas de cada “batalla”, tanto interna como externamente.

Muchas veces, esos expertos ya son parte de nuestros “batallones”, pero no los vemos. Muchos de ellos se encuentran en los niveles operativos, pero los mandos intermedios han tomado esas responsabilidades y los han relegado, consciente o inconscientemente a simplemente seguir órdenes. Revisa a conciencia tus “batallones”, pregunta abiertamente quien estaría interesado en participar y quienes cuentan ya con habilidades y experiencias necesarias para las batallas. Cuando una organización empieza a dar oportunidades de contribución a todos y cada uno de sus integrantes, estará en el camino correcto para liberar todo su potencial. Para ganar la “guerra” necesitarás del 100% de tu organización, no sólo de unos cuantos.

Adicionalmente, es posible que requieras del soporte de algunos expertos externos. Mentores, Coaches o Consultores con experiencia en las áreas de mejora de la Organización. Seguramente ya habrán pasado por “batallas” similares, tropezado en el intento y cometido errores, pero sin lugar a duda, también habrán tenido grandes victorias y aprendizajes en el camino, por lo que serán de mucha utilidad para evitarte los mismos errores que ya han cometido otras organizaciones, para proveerte de herramientas exitosas, ahorrarte tiempo de implementación y acompañar a la organización en todos estos grandes esfuerzos para que sean exitosos.

Los grandes líderes, incluyendo CEO’s exitosos, siempre se han rodeado de gente con más experiencia, que los confrontan y ayudan a ver las cosas de otra manera, y aún en la ciencia ficción, se ve comúnmente esta buena práctica. De los que muestro a continuación como ejemplos, ¿Cuál es tu favorito?, ¿Tienes algún otro?:

7. ¡Prepárense Emocionalmente!:

Sin duda alguna será una aventura emocionante y por lo mismo tendrá sus aciertos y desaciertos. Es por esta razón que deberás prepararte tú y a tu Organización.

Es muy importante que te prepares para el éxito que quieres lograr. Hay personas que literalmente le tienen miedo al triunfo porque piensan que una vez lo consigan, pueden perderlo. Cuando se trata de saltos cuánticos, es importante primero ser y después hacer. Por eso debes adaptar y migrar a una mentalidad de triunfo, y sobre todo, lograr permanecer en esa situación para que tu éxito cuántico sea duradero en el tiempo. El punto es que tienes que cambiar tu mentalidad y creer que lo puedes lograr, si no lo crees, nunca lo vas a intentar en primer lugar.

Seguramente habrá errores, pero lo importante es aprender de ellos, seguir adelante y no claudicar. Para esto, la herramienta que sugiero es la de la “Inteligencia Emocional”. El cultivo de la inteligencia emocional es un imperativo de la Alta Gerencia y es muy rentable. Recuerda, tú no puedes cambiar las circunstancias, lo único que puedes hacer es cambiar como reaccionas ante eso.

8. Establece un Programa de Seguimiento y Apoyo, que no se convierta en una “moda”:

Es muy importante que los planes se ejecuten de la manera más disciplinada posible, para esto sugiero implementar la herramienta de “Sistema de Manejo Diario” que es parte de la Planeación Estratégica conocida como Hoshin-Kanri. La intención es que de manera diaria, cada área o línea productiva se enfoque en revisar los resultados de negocio del día anterior así como su avance en la implementación de las herramientas que hablamos anteriormente, y se generen los planes de acción pertinentes para el día de “hoy”, analizando las causas raíz que generaron los problemas operativos, asegurando el enfoque y sentido de urgencia del día y contando con el soporte de todas las áreas incluyendo las de soporte para acciones concretas que resuelvan los problemas actuales. Con esto estarás dando el enfoque correcto en los temas prioritarios diariamente, permitiendo con esto el control y seguimiento de los planes de acción generados con anterioridad y asegurar la ayuda y apoyo de toda la organización. Adicionalmente, no olvides las revisiones semanales, mensuales y trimestrales con el equipo de liderazgo de la organización (pero no lo hagas en sala de juntas, vayan directamente al “piso” – lo que los japoneses llaman el “Genba”). Esto te permitirá a ti y tu equipo de líderes estar en contacto frecuente con los “batallones”, conocer de primera mano sus necesidades y preocupaciones y les permitirá la oportunidad para dar reconocimiento directamente a tu gente.

9. ¡Celebra los pequeños Éxitos!:

¿Te imaginas estar en el estadio viendo un juego de Futbol y esperar hasta el final del partido para celebrar el triunfo? No, ¿verdad? Es importante estar apoyando al equipo constantemente, celebrar una buena jugada, aplaudir el esfuerzo, gritar un gol, etc. Lo mismo debería suceder en nuestras organizaciones, nuestra gente debe sentir que está siendo apoyada en todo momento y sentir que su esfuerzo está siendo reconocido constantemente por sus líderes, no se te olvide crear una cultura de reconocimiento antes de empezar con todo este esfuerzo en tu organización.

Otro ejemplo se da en el Béisbol, en la actualidad se considera que un jugador ha tenido una buena temporada en las grandes ligas cuando logra un porcentaje de bateo superior al .300, es decir, de 10 turnos al bat conecta un hit solamente 3 veces, lo que significa que 7 veces no lo logran y aún así ganan millones de dólares

Desafortunadamente en el trabajo, en muchas ocasiones nos enfocamos únicamente en las cosas negativas y olvidamos las positivas, que en realidad son muchas más que las negativas, creando un ambiente hostil, de estrés y tensión, de temor a tomar responsabilidades para la solución de problemas y abdicamos para que sea “el jefe” quien las asuma y así evitarnos regaños y reprimendas.

10. Evalúa tus “Modelos Piloto”, analiza los Aprendizajes y Replícalos en toda la Organización:

Una vez que hayas implementado tus modelos piloto que mencionamos en el punto 4, dedica tiempo para evaluarlos, tomar los aprendizajes que surgieron de los mismos, planea los ajustes adecuados involucrando a tus “batallones” para asegurar que la experiencia que vivieron, tanto positiva como negativa sea considerada en este último paso y prepara tu “batalla final”, es decir, la implementación de todos los modelos, sistemas y herramientas utilizadas exitosamente a lo largo de toda la organización.

Seguramente para este momento, la organización estará ansiosa y motivada por replicar los casos exitosos que se generaron en los “modelos piloto” y también habrás podido descubrir gente con talentos escondidos en dichos “batallones” que podrás considerar como líderes para que te apoyen en este último paso, su experiencia será muy valiosa.

Para este paso, te recomiendo hacer un evento general de “lanzamiento” (Kick-off)  para toda la organización donde puedas, junto con tu equipo de liderazgo, anunciarlo formalmente, explicar el “Por Qué” del cambio, compartir los éxitos y aprendizajes de los “modelos piloto” (recomiendo que sean los mismos “batallones” quienes lo compartan) y generar la motivación y compromiso del 100% de los que conforman tu organización.

Espero esta información sea de tu utilidad, dejando abierta la puerta para cualquier comentario o aportación adicional que puedan compartir para el enriquecimiento de este artículo.

Si requieres de algún apoyo de nuestra parte para esta o cualquier otra necesidad en materia de Excelencia Organizacional y Operacional en tu organización, nos reiteramos a tus apreciables órdenes: