El Grave Problema de la “Juntitis”
A lo largo de nuestros programas de Desarrollo Organizacional, hemos escuchado invariablemente en todas las organizaciones la pesadilla que resulta el asistir a Juntas de Trabajo. De acuerdo a las estadísticas recopiladas con nuestros clientes, la asistencia a Juntas Programadas resultó ser la causa #1 de lo que consideran su pérdida de tiempo más grande, debido principalmente a 3 factores: El número de juntas semanales, la duración y la efectividad de las mismas.
Adicionalmente, hay que considerar que también presentan el problema de asistir a Juntas No Programadas, que ocupó el 8vo. lugar de la lista, por lo que, combinando estos 2 factores, hacen de las Juntas el reto más importante a vencer en la adecuada gestión del tiempo en los mandos directivos/gerenciales, pero también está presente en los mandos intermedios.
Principales Causas de Pérdida de tiempo
De acuerdo con las evaluaciones realizadas, las causas más comunes por las que son consideradas una pérdida de tiempo son:
- No tener un objetivo claro; juntas sin agenda establecida
- Juntas que no se preparan
- Juntas programadas al mismo tiempo
- Juntas que se convierte en “monólogos” – temor a opinar o no participar porque no se trae la “data”
- Salirse del tema de la reunión / Enfocarse en otros temas
- No empezar/terminar a tiempo
- Invitar gente que no debe de estar – Falta gente que debiera estar
- Juntas para todo; hay cosas que se pueden resolver “en corto”
- Buscar culpables vs encontrar soluciones
- No respetar el tiempo de los demás (convocar a juntas sin fijarse en las agendas)
- Distractores, gente haciendo otras cosas, entrar y salir, usar el celular/laptop para otras tareas
Entre grupos directivos/gerenciales, los resultados fueron los siguientes: Pasan el 61.4% del tiempo de su jornada laboral en juntas, con un promedio de 24 reuniones semanales, con una efectividad de 3.7/5 y cuya duración promedio es de 62 min cada una.
Entre grupos de mandos intermedios (jefes/coordinadores), los resultados fueron los siguientes: Pasan el 43% del tiempo de su jornada laboral en juntas, con un promedio de 20 reuniones semanales, con una efectividad de 3.5/5 y cuya duración promedio es de 51 min cada una.
En Consultoría en Excelencia Organizacional hemos desarrollado un Programa para ayudar a nuestros clientes con este grave problema, al que hemos denominado “20-20-20”, y que consiste básicamente en aplicar mejoras de tan solo el 20% en los 3 factores principales:
- Disminuir el 20% del número total de Juntas Semanales
- Disminuir en 20% la duración de cada una de ellas
- Aumentar en 20% la efectividad de las mismas
¿Qué pasaría entonces si logramos cumplir con estas 3 acciones?
Los Equipos Directivos, pasarían ahora el 39.3% de su jornada laboral en juntas, con un promedio de 19 reuniones semanales, elevando su efectividad a 4.5/5 y logrando una duración promedio de 50 min cada una.
Los Mandos Intermedios, pasarían ahora el 27.5% de su jornada en juntas con un promedio de 16 reuniones, elevando también su efectividad a 4.3/5 y con una duración promedio de 41 min.
Para esto, es necesario concientizar a todos los involucrados, principalmente a los líderes de la organización, para realizar el cambio cultural necesario que los lleve al logro de estos objetivos, siendo ellos mismos “modelos” en la gestión de juntas.
Para ello, nos basamos en un modelo de Clase Mundial que consta de 4 elementos principales: Preparación, Conducción, Finalización y Seguimiento:
A continuación, les compartimos algunos tips que pueden serles útiles para la mejora en la efectividad de las juntas:
Si requieren de más información o acompañamiento para eficientar tu gestión de juntas, nos ponemos con mucho gusto a sus órdenes:
